Электронная система регистрации и проверки заработной платы сотрудников Dianhua, работающих неполный рабочий день

Название проекта:Электронная система регистрации сотрудников Dianhua, работающих неполный рабочий день, и проверки заработной платы

Обзор проекта: Цель данного проекта — оптимизировать учет рабочего времени и расчет заработной платы сотрудников, работающих неполный рабочий день в компании Dianhua, посредством цифровизации и автоматизации, устраняя неэффективность и ошибки, присущие традиционным бумажным процессам. Система интегрирует LINE OA и make.com, автоматически создавая таблицы учета рабочего времени и папки в Google Sheets. Сотрудники, работающие неполный рабочий день, могут отмечать время прихода и ухода на работу в электронном виде через LINE@, а система автоматически суммирует отработанные часы и рассчитывает заработную плату, генерируя предварительно заполненные формы расчета заработной платы и электронные расчетные листки, что значительно повышает точность и эффективность проверки заработной платы.

В то же время супервайзеры могут мгновенно отслеживать статус смены и динамику заработной платы с помощью платформы LINE@, эффективно поддерживая управленческие решения. Система также автоматически генерирует формы продления трудового страхования и регулярно проверяет статус истечения срока действия сертификатов иностранных сотрудников, чтобы обеспечить управление соблюдением требований и снизить риски.

В целом данная система не только значительно повышает эффективность и точность управления совместителем за счет автоматизации, но также снижает нагрузку на руководство и предоставляет предприятиям эффективное и прозрачное управленческое решение.

Руководитель проекта: Джойс ( эксперт Smart4A 5-го уровня)

Сроки реализации проекта: планирование, проектирование и разработка осуществляются одновременно, общая продолжительность проекта составляет 10 недель, а тестирование и внедрение — 4 недели.

Диапазон цен: проекты среднего размера (менее 300 000 — небольшие, от 300 000 до 1 000 000 — средние, более 1 000 000 — крупные).

Сертификат сотрудника Дяньхуа, работающего неполный рабочий день

Чтобы решить проблему:

Повышена эффективность ввода записей и проверки заработной платы.: Ежемесячно в среднем более 6 человек участвуют в подработках. Традиционный метод бумажной регистрации часто вызывает неудобства для руководства из-за неразборчивого почерка и сложности со статистикой данных. Через систему LINE@ работники, работающие неполный рабочий день, могут регистрироваться через электронный интерфейс. Все записи учета рабочего времени автоматически суммируются, а руководителям остается только свериться, что значительно повышает точность и эффективность проверки заработной платы.
Автоматизация многоуровневого расчета заработной платы: Система автоматически генерирует предварительно заполненные формы подтверждения заработной платы с учетом отделов работы сотрудников, работающих неполный рабочий день, и различных правил оплаты, что снижает количество ошибок и бремени ручного расчета. Будь то премия за напряженную работу, премия за навыки или премия за дни с двойной зарплатой, система может автоматически обработать ее и сгенерировать точную расчетную ведомость, которую можно отправить сотрудникам после того, как руководитель ее подтвердит.
Удобство выплаты и учета заработной платы: После подтверждения зарплаты система автоматически генерирует электронную расчетную ведомость и предоставляет ее сотрудникам, работающим неполный рабочий день, для подписи электронными подписями. Запись сохраняется сразу после завершения подписи, что позволяет избежать проблем с традиционными бумажными подписями и возможной потери документов. Для сотрудников, работающих неполный рабочий день, которым оплата не выплачивается ежедневно, система автоматически организует расчет заработной платы и уведомляет финансовый персонал о необходимости обработки, повышая эффективность всего процесса расчета заработной платы.
Руководители имеют контроль в режиме реального времени за статусом совместителей.: Супервайзеры могут мгновенно проверять статус прибытия сотрудников, работающих неполный рабочий день, статус прихода, ход расчета зарплаты и другие данные через интерфейс LINE@. Супервизоры разных уровней могут проверять соответствующие статистические данные, что помогает быстро принимать управленческие решения и сокращает объем информации. возникли трудности с управлением.
Автоматизация страхования труда и управления лицензиями: Система автоматически генерирует формы трудового страхования и продления страхования на основе ежедневного статуса регистрации сотрудников, работающих неполный рабочий день, а также регулярно проверяет статус истечения срока действия сертификатов иностранных сотрудников и заранее уведомляет соответствующий персонал, чтобы гарантировать, что весь персонал трудится. Срок действия страховки и сертификатов находится в пределах срока действия, что снижает риски, возникающие из-за человеческой халатности.

Используемые инструменты:

make.com (Автоматизированная сервисная платформа последовательного соединения)
Google Sheet (носитель данных)
Google Диск (носитель данных)
Пользовательский интерфейс LINE OA
LINE FLEX (многофункциональныйИнтерактивный интерфейс сообщений)
Интерактивная веб-страница LINE LIFF (сканируйте QR-код)
Форма Jotform (регистрация персонала, проверка зарплаты, носитель подписи зарплаты)
Инструмент распознавания OCR (автоматически распознает текстовые файлы при регистрации персонала и загрузке удостоверений личности, видов на жительство и другой информации)

Использование сценария:

Задачи с несколькими сценами
- Официальный аккаунт LINE@ (версия супервизора)
  Основной рабочий интерфейс руководителя может сканировать QR-код коллег, работающих неполный рабочий день, чтобы зарегистрироваться, проверить зарплату, запросить информацию о коллегах, работающих неполный рабочий день, а также проверить посещаемость и статус заработной платы сотрудников, работающих неполный рабочий день в отделе.
- Официальный аккаунт LINE@ (Версия для коллег по совместительству)
  Рабочий интерфейс для работников, работающих неполный рабочий день, используется для создания таблиц прихода и ухода, регистрации ежедневных рабочих мест и отделов, а также просмотра собственных расчетных ведомостей и записей учета приходов.
- Форма информации о сотрудниках, работающих неполный рабочий день
  Работники, работающие неполный рабочий день, регистрируют свою личную информацию, заполняя форму и загружая документы, такие как удостоверение личности или вид на жительство. Система автоматически распознает эти документы, формирует электронные справки совместителей и архивирует информацию.
- Создайте форму подтверждения зарплаты после прихода с работы
  После того, как сотрудники, работающие неполный рабочий день, уходят с работы, система автоматически рассчитывает рабочее время за день и соответствующие бонусы в соответствии с правилами заработной платы отдела, а также генерирует предварительно заполненную форму подтверждения заработной платы для просмотра руководителем.
- Руководитель заполняет форму подтверждения заработной платы/формирует квитанцию о заработной плате
  После проверки или корректировки формы подтверждения заработной платы руководитель отправляет ее. Система автоматически зафиксирует результаты в сводной таблице, сгенерирует зарплатную ведомость и отправит ссылку на форму сотрудникам, работающим неполный рабочий день.
- Расчетная ведомость – заполняется коллегами, работающими неполный рабочий день.
  Сотрудники, работающие неполный рабочий день, подтверждают содержание расчетной ведомости через форму и ставят электронную подпись после подтверждения. После отправки система автоматически преобразует расчетную ведомость в файл PDF и сохраняет ее.
- Коллеги, работающие неполный рабочий день, которым не платят ежедневно
  В день получения зарплаты вам необходимо заполнить форму для подтверждения режима работы и оплаты в течение зарплатного периода, а после подтверждения оформить электронную подпись. Коллеги-бухгалтеры подтвердят завершение выплаты заработной платы на основе формы, чтобы гарантировать, что все процессы платежей проходят гладко и без ошибок, и заархивируют записи результатов для дальнейшего использования.
- Автоматически создавать формы трудового страхования и дополнительных страховых взносов каждый день.
  Система автоматически сгенерирует форму, соответствующую требованиям по трудовому страхованию и страхованию, на основе данных о работниках, работающих неполный рабочий день, которые пришли на работу в этот день, и предоставит ее в соответствующие отделы для проверки и отправки.
- Запрос об истечении срока действия лицензии
  Регулярно проверяйте статус истечения срока действия неродных лицензий среди сотрудников, работающих неполный рабочий день, каждый месяц, и система автоматически уведомит сотрудников, срок действия которых истекает, и отправит напоминания соответствующим руководителям.
- Расчет заработной платы PT и составление отчета
  Система регулярно рассчитывает общую зарплату и рабочее время сотрудников, работающих неполный рабочий день, раз в две недели или ежемесячно, а также генерирует подробные отчеты для просмотра и использования финансовыми и бухгалтерскими отделами.